社内資産管理のラベルには何を印字するべきか

バーコードラベルについてのお話、第3回。過去2回の記事とあわせてご覧ください🙏

• 第1回：棚卸にバーコードを使うメリットを改めて考える
• 第2回：サイズは？色は？バーコードラベルの種類と選び方

資産管理にバーコードを使うとどんなメリットがあるか、そして実際使うバーコードラベルはどれにするか、というお話をしてきました。今回はラベルに印字する内容について考えてみましょう！

資産情報を細かく印字 or 最低限のシンプル印字

上の写真は、よくあるラベルの例。①は資産名や購入日などの資産情報を印字しています。対して②のラベルは資産番号だけで、資産の情報は印字されていません。あなたならどちらのラベルを作りますか？

こう思った方、多いのではないでしょうか。では細かな情報を印字するしないによって、運用面にどんな違いが出てくるかも考えてみましょう。

ここで重要視したいのは赤線部分。①のラベルを印刷するためには、印字する内容（＝資産のデータ）を事前に台帳やラベル印刷システムに登録しておく必要があります。そりゃそうですよね、資産の名前がわからないのに資産名を印刷するなんてできません。

もし何らかの理由でデータ登録が遅れてしまって、まだラベルを貼っていないのに資産を使い始めてしまったら？フロアが違うだけならまだしも、別の支店に移動してしまったら？追いかけるのが大変ですね…。

早くラベルを貼付することが重要

この記事のタイトルに対する我々の回答は、「何を印字するかよりも、資産を購入したらとにかく早くラベルを貼ることを考えるべき」。

管理対象物がパソコンであれば、購入後に情報システム部がセットアップをしてから従業員に支給する場合が多いので、セットアップとデータ登録、ラベル貼付を初期段階に完了することも可能かもしれません。そのような運用が行えるのであれば①のラベルでも構いません。

でも、事前設定の必要がなく、納品後すぐに使える資産の場合、まだラベルを貼っていないのに現場の人が持って行ってしまうことも大いに考えられます。データ登録を終えたあとに「これ、貼っといてね」と現場にラベルを送っても、すでに使い始めている資産は貼付を忘れられがち。資産が複数あったとしたら、どれがどれだかわからなくなってしまうことだってあります。

資産購入からラベル貼付までの期間が開けば開くほど、ラベル未貼付のリスクは高まります。だから当社が推奨するのは②のシンプルなラベル。あらかじめ連番のラベルを印刷しておいて、届いた資産にどんどん貼っていきましょう。事業拠点が複数あって、購入物が直接その拠点に届くのであれば、各拠点に事前にラベルを送ってしまえばOK。モノが届いたら現場で貼ってもらいましょう。

まずは貼る！データ登録なんてあとでもいいんです！

データ未登録は棚卸で補える

たしかにたしかに。でも「ラベルが貼ってある資産は全部スキャンする」というルールで棚卸をすれば、棚卸時にデータ未登録の資産を把握することができます。未登録の資産番号を一覧化して、1つずつ潰し込んでいけば大丈夫。資産番号で「いつ頃購入した資産なのか」は目星がつきますし、ラベル未貼付の状態よりも正確性が格段に上がります。

データ登録を終えてからラベルを貼ろうと思っていたら、資産の行方がわからなくなってしまった。次の定期棚卸では早速『不明資産』扱いになってしまった。そんな事態を避けるためにも、すぐにラベル貼付ができる運用を構築するべきです。

印字した情報に変更が生じる可能性を考える

細かな資産情報の印字を推奨しない理由がもう1つ。ラベルに印字した内容が変更になったとき、対応が疎かになりやすいということ。

うーん、その考え方は棚卸の正確性を下げる原因にもなり得ます。自分の部門ではない資産を見つけたら、見て見ぬふりをして棚卸から除外するのでしょうか。他部門から借りている資産でも？組織変更で自部門の資産に変更になったモノでも？

部門名なんて、3年後には変わっていることも多々あります。変更が生じるたびに毎回ラベルを貼り替えるのはとても手間がかかりますし、貼り替える対象を間違えてしまう人的ミスの危険性も。変更が生じる可能性のある内容は、初めから印字しないのが1番だと思います。

ラベル貼付の流れを決めてから印字内容を決める

散々シンプル印字をすすめてきましたが、とはいえ企業それぞれの運用上、印字しないわけにはいかないこともあるでしょう。その場合は、ラベルの印字内容を決めるより先に、ラベル貼付のフローを決めることをおすすめします。

• 誰が台帳にデータを登録するのか
• 誰がラベルを印刷するのか
• 誰が資産にラベルを貼るのか

誰が作業を行うのかによって、データ登録ができるタイミング、ラベル貼付ができるタイミングなどが変わってきます。ラベル管理の正確性を維持するためにも、無理のない返済計画を運用計画を立てておきましょう✍