池袋にある資産管理会社のノウハウブログ

サイズは?色は?バーコードラベルの種類と選び方

以前「棚卸にバーコードを使うメリットを改めて考える」という記事を書きました。資産管理におけるラベル管理の利点について詳しく語っていますので、「そもそもまだラベル管理を検討していないよ」という方は、ぜひそちらの記事から読んでいただきたく🙏

よし、社内資産にラベルを貼ろう!と意気込んだものの、たくさんあるラベルの種類からどれを選べばいいのか、大きさはどうすればいいのか…。今回はラベルの選定方法と、当社おすすめのラベルについてご紹介します。

ラベルの素材とプリンター

まずはラベルの素材について。1番手軽なのは、普通のプリンターで印刷できるラベルシールを使うことでしょうか。水に強いタイプや屋外で使えるものもありますが、大半は摩擦に弱いマット紙。月日が経つと資産番号が読めなくなってしまったり、粘着力が弱く剥がれてしまったりします。そして何より、このタイプは1、2枚だけラベルが欲しいときに困る…!

「タックシール」と呼ばれるシール用紙は長期使用向きではない

バーコードラベル専用のプリンターなら、ラベルを1枚ずつ印刷することが可能。3~5万円くらいの安価なプリンターでも、そこそこの粘着力があって摩耗や劣化も起こりにくいので、長く使うことができておすすめです。

ブラザー「PT-P950NW」(左)、キングジム「テプラ PRO SR5900P」(右)

当社が推奨しているのは、ブラザーの「PT-P950NW」やキングジムの「テプラ PRO SR5900P」。PT-P950NWはラベルの表面がラミネート加工されていて、擦れや汚れに強いのが特長。ラベルのサイズや色の種類も豊富なので、貼るモノや用途によっていろいろ選ぶことができます。テプラのラベルも種類が豊富ですが、角丸加工のラベルをプリントできるのが大きな特長。角を丸くすることでラベルが剥がれにくくなります。

ブラザーもテプラも、普通のプリンターで印刷するタイプのラベルに比べると、摩耗や劣化に断然強く、剥がれにくい仕様になっています。

ラベルの色

素材の次はラベルの色。これは無難に「白地に黒のバーコード」が1番良いと思います。色の選択肢が豊富だと、思わず派手な色を選んでしまいがちですが、赤や青、緑などの濃い色は、ちょっと暗いところ(机の下とか)ではバーコードがスキャンしにくくなるので避けましょう。

ラベル自体を目立たせたいのであれば、スキャン精度に影響しない黄色はアリ。固定資産は白、リース資産は黄色、と複数の色を使い分けて管理しているケースもよく聞きます。ただ、色分け管理は明確なルールを設けて行っていただきたい。というのも、以前当社のお客様で「棚卸担当者が『白のラベルだけが管理対象』だと思い込み、黄色のラベルを棚卸していなかった」というちょっとした事件がありました。

ラベルは「これが貼ってあるモノは管理対象である」ということを指し示すもの。皆に共通認識を持たせるためにも、理想は統一されたラベルであることかもしれません。

ラベルの大きさ

色も大きさもいろいろ。右上のシルバーラベルはテプラで印刷した角丸タイプ

色だけでなく、ラベルの大きさもできれば統一したいところ。パソコンだけを管理するのであれば、横幅5cmほどの大きさのラベルでも問題ありません。でも、サーバーラックの中にあるような機器を管理する場合は、ラベルを貼るスペースがなかなかないかもしれません。

モノの大きさに合わせていろいろなサイズのラベルを作るという手もありますが、これだと管理が煩雑になってしまったり、前述のように棚卸対象から誤って除外してしまう可能性も。推奨は、やはりすべてのラベルを小さい資産に合わせたサイズにすること。もし、大きな資産を棚卸するときに、どこにラベルが貼ってあるのかわかりづらくなるのであれば、前述のように目立つ色のラベルを使ってみたり、あらかじめ「大きな資産はここに貼る」という共通認識を持っておくのもおすすめです。

それでも大きなサイズのラベルが欲しい!というのなら、フォーマットが同じラベルを大小2種類用意して、「標準用」と「小さい資産用」にしてみましょう。2種類“だけ”ですよ!

バーコードのタイプ

スマホ決済で一気に普及したQRコード

最後にバーコードのタイプについて。もっとも一般的なのは横方向に情報を持つ1次元バーコード、いわゆる「普通のバーコード」ですね。でも当社がおすすめするのは、縦と横の2方向に情報を持つ2次元コードの代表格、「QRコード」。

QRコードは1次元バーコードより小さく作ることができ、それでいて誤読率も低く、さらに専用リーダーがなくてもスマホで読み取れるのが特長。小さなラベルを作りたい、ラベルをスキャンするための社用スマホもある、という場合は断然QRコードがおすすめ。ただ、スマホがなくてQRコード用のリーダーを複数用意したい(特に多拠点で利用するなど)という場合は、1次元バーコードよりもリーダーの価格が多少高くなるので要注意。

当社の資産管理ソフト「Assetment Neo」は、1次元バーコードにも2次元コードにも、さらに最近話題のRFIDにも対応しています。RFIDは「新しい技術を導入したい」「多少お金がかかっても構わない」という人向け。タグの単価を下げるには相当数の発注が必要です。

おすすめラベルのまとめ

当社のおすすめラベルをまとめると、

  • ラベルの印刷には専用のラベルプリンターを使う
  • ラベルにはQRコードを印刷する
  • ラベルの色は白字に黒文字(場合によっては黄色もOK)
  • ラベルの大きさは小さい資産に合わせる(複数サイズ作るのなら大小1種類ずつまで、フォーマットは統一)

フォーマットをどうするか、具体的にどんな項目を印刷するべきか、それからRFIDについては、また別の記事で改めてご紹介します。ご参考あれ🤠

4+