こだわりが深すぎて知られていないAssetment Neoの機能①

2024年度が始まりました。いきなりですが、今年度最初の記事は自社製品の自虐話からスタートしたいと思いますのでよろしくお願いいたします📢

当社の社内資産管理システム「Assetment Neo」は、大規模案件にも対応できる多機能さが売りの一つです。ただし「どんな要望にも応えられるように」といろんな運用を想定して機能を追加していったため、一部のお客様にしか刺さらない非常にマニアックな機能も増えていきました。

今回はそんな細かな機能について、どういったシーンでの活用を想定したものなのかという開発経緯とあわせてご紹介したいと思います。

資産の部門振り分けを依頼する機能

年度初めに大規模な組織変更があったとします。新しい部署が立ち上がったり、既存の部署が分割・合併したりした影響で、社内の資産も新組織に対応して振り分けをし直さなければならなくなりました。そんなシーンを想定したのがAssetment Neoの『資産の部門振分依頼』という機能。システム管理者が「これらの資産はどの部門に振り分けますか？資産のリストをCSVで添付するので、それぞれ決めて教えてください」と部門の責任者にメールで依頼する機能です。

とても便利に思える機能ですが、実はあまりお客様に知られていない様子。この機能を使わずして、当社のお客様は一体どのように対応されているのかヒアリングしてみると…

こちらはシステム管理者の方が振り分け先の部門をすべて把握している場合のご意見。当社のお客様は資産管理の意識が非常に高い方が多いので、管理者の方がご自身の労力を惜しまずに解決されているようです。

こちらは資産振り分けの大半を現場に任せているケース。システム管理者の方だけではどうにもならないような量の場合は、こちらの運用方法のほうが効率的ですね。こちらのお客様も管理意識が非常に高いので、どこにも振り分けられずに宙に浮いてしまった資産がたくさん…！といった問題は起きていないようです。

ログインなどしない責任者に依頼する想定

この機能は、もともと「マンパワーではどうにもならない規模の組織変更がある大企業」を想定して作られた機能です。A部門がB・C部門に分割することになったとき、「この資産はB部門に」「これはC部門に」といった具合に人間の判断で振り分けを決めなくてはなりません。人に紐づく資産なら判断は容易かもしれませんが、部門全体で共用していた資産がある場合、B・Cのどちらの部門が引き継ぐのか決める必要があります。

規模が大きければシステム管理者が全部門の資産振り分けを把握していることはないので、おそらく各部門の責任者に判断を仰ぐはず。でも責任者クラスの方はただでさえ忙しいのだから、社内に多くある業務システムの中の一つにログインし、自らデータ更新をする余裕などきっとないでしょう。ログイン情報も覚えていないかもしれません💻

そんな責任者の方でも対応しやすいよう考えたのがこの振り分け依頼機能。CSVのリストをメールに添付して依頼するので、責任者はシステムにログインしなくても資産一覧を確認できます。振り分け先を決めてリストを更新したら、それをシステム管理者に返送すればいいだけ。

システム管理者側の負担も軽減できるよう設計されています。依頼の際は、Assetment Neoの画面で対象部門や依頼先を選択すれば自動でCSVファイルが作成され、管理画面上からメールが送信できます。自分でリストを作ってメールに添付する必要はありませんし、依頼時のテンプレ文章をあらかじめ設定しておけば、依頼のたびにいちいち本文を入力する労力も不要です。

誰に依頼するのかもアシストしてくれたら…

いろいろと考えて作られた機能なのに、なぜあまり認知されていないのか。ヒアリングをしてみて感じたのは、（3回目になりますが）当社のお客様は管理意識が非常に高いが故に、管理者の方が自身で解決されてしまっているのが現状だということ。とてもありがたいことではありますが、もっと機能に頼ってほしい！もっと活用してほしい！というのが本音です。

そして、もっと活用していただくにはさらに深い考察が必要なのかもしれません。今回の機能の場合は「責任者の負担にならないような依頼方法」という部分が起点となっていますが、管理者側の負担もより一層軽減できるよう、さらに機能をブラッシュアップしていきたいですね。

「組織変更前の実情を知っている責任者が年度末で退職してしまった」「そもそも責任者って誰？同じ役職の人が複数いるときはどうするの？」といった管理者の迷いにも対応できるよう、たとえばシステムが役職を自動判定して「この人に依頼します。いいですか？」といった感じでワンクリックで依頼ができるとか、そうなったらいいなぁ。

いくつか機能をご紹介しようと思っていたのに、振り分け依頼の機能だけで長々と語ってしまいました。ほかの機能についてはまた別の機会に。今後もWEBサイトやカタログでは説明しきれない細かな機能を、このブログでご紹介していきたいと思います。