社内資産管理はシステムを導入すれば万事うまくいくのか

上記はすべて、当社にお問い合わせをいただいたお客様からのご相談。これらの課題を解決するために、システムを導入して本格的に資産管理を行いたい！とご連絡をいただきました。

でも、ちょっと待ってください🖐「今まで管理をしていなかったから」「現状のExcel管理がうまくいっていないから」など理由はさまざまですが、そのお悩み、システムを導入する『だけ』で本当に解決するのでしょうか？

導入するだけでは解決しない

何もない状態からシステムを導入をしたとします。システムに資産の情報を登録するためには、その元となる台帳データがなくてはいけませんね。台帳データの登録ができてもそれで終わりではありません。モノの移動が多いのなら、その都度システムの情報を更新する必要があります。日々の情報更新がしっかりできていなければ、システムを導入したところで資産の場所は把握しきれません。

たしかに、目で見て確認する棚卸よりはバーコードで読み取るほうが効率的かつ正確です。でも、バーコードで読み取った結果の情報と台帳情報に差異がたくさんあれば、結局は台帳データをメンテナンスしなければならず、その工数は膨大なまま。

効果が得られない原因は何？

過去に他社のシステムを入れてみたけれど、なんだかうまいこといかなかった。そんな苦い経験をお持ちのお客様もいらっしゃいました。「新たなシステムを入れ直したとして、管理業務をちゃんと続けられるか不安です」と。

ここまで読んで「資産管理システムなんて入れても仕方ないのでは…」なんて疑心暗鬼にならないでください👹

どんなものでも使い方次第で良し悪しは変わるもの。せっかくコストをかけて資産台帳をシステム化しても、それは「台帳のシステム化」でしかありません。『資産管理業務の改善』を目的とするならば、それだけでは不十分。資産管理のポイントを押さえつつ計画的に導入を進めることで、システム化の効果を最大限実感できるようになります。

システム導入時に押さえるポイント

じゃあそのポイントって？過去に当ブログでもご紹介していますが、まずは「なぜ資産を管理する必要があるのか」という資産管理の目的をはっきりさせることが大事。次にその目的をもとに管理する対象資産を選定しましょう。

管理する目的や対象資産がしっかり決まっていないと「これって登録の対象だっけ？わからないからとりあえず登録しておくか」なんてことになり、不必要なモノの登録や、人によって登録したりしなかったりといったブレが生じがち。ここは最初の認識合わせが肝心です。

運用ルールを策定する

管理対象の資産が決まったら、次は運用ルールを決めましょう。新たに資産を購入したら、誰がどのタイミングでシステムに登録するのか？資産を移動したり廃棄する場合は誰がいつ更新するのか？その際の申請は必要なのか？現在の業務フローを確認した上で、今後も同じ進め方をするのか、それとも見直しを行うのか検討します。

現場の勝手な移動や廃棄を認めてしまうと、管理部門が状況を把握することが困難に。導入するシステムにワークフローの機能があれば、申請・承認・台帳更新がシステム内で完結するので便利です。当社の社内資産管理システム「Assetment Neo」はこの便利な機能を搭載（唐突な宣伝）。せっかく台帳をシステム化するのなら、日々の業務に活用できる機能は積極的に検討していきましょう！

運用ルールを周知徹底する

ルールができてもまだ終わりではありません！取り決めたルールの周知徹底こそが重要！

棚卸で台帳との差異がたくさん出たとすれば、それはルールがうまく守られていなかったということ。ルールが守られないのはルール自体に問題があるのか、それとも周知が足りていないのかを分析し、必要に応じてルールを再検討することも大切です。

「ルール化したことを従業員にちゃんと守ってもらえるか」という不安もよくお聞きします。本来、会社が決めたルールは守って当たり前ですが、その当たり前がなかなか難しいんですよね。でもこれは「ルールを破ったら必ずバレる」という環境を作るだけで大きく変わります。

「不正をしたらバレるかもしれない」と思ったら、わざわざ悪いことをする人もいないでしょう（いたらそれはそれで問題ですが）。顛末書を提出させるなど、ルールを破ったことに対する罰則もあるとより不正抑止につながります。

システムを導入するだけでは資産管理は完結しない。資産管理の目的を理解し、管理対象と運用ルールを決め、それを周知徹底する。ここまで行って初めて管理業務が軌道に乗ります。

システム導入を検討する際は、システムそのものの機能ももちろん大事。でもそれらの機能を上手に活用するためにも、継続可能な運用ルール作りを今一度考えてみてください。