ただ捨てるだけじゃダメ。廃棄資産を管理することの重要性

社内資産を廃棄するとき、みなさんの職場ではどんな手順で廃棄を行っていますでしょうか。消耗品や小さな備品を除き、「捨てたい」と思ったタイミングですぐ廃棄、ということは少ないはず。多くの企業は会議室や倉庫などのスペースに不要パソコンなどの廃棄資産を集め、一気に処分をすると思います。

ではこれらの一か所に集められた廃棄資産、一つひとつを確認することなく処分しますか？それともどこの部署のどの資産であるかを押さえた上で処分しますか？

今回は廃棄資産を管理することの重要性について、当社の考えをお話したいと思います。

廃棄資産を管理しないと何が起こる？

社内全体から集められた資産を、詳細を確認せずに一括廃棄したとしましょう。今後の業務、企業運営においてどんな問題が発生すると思いますか？

1. 資産台帳の情報が信用できない
   台帳に記載されている資産を業務で使おうと思っていたのに、実際は廃棄済みだった。
2. 固定資産税に差異が出る
   廃棄したことが台帳に反映されていないため、除却処理が行われず余計に納税していた。
3. 監査時に指摘される
   廃棄済みの資産がチェックされてしまい、台帳との差異をなくすよう業務改善を求められた。
4. 棚卸で見つからなかった理由がわからない
   廃棄したから見つからないだけなのか、本当に紛失してしまったのかが判断できない。

パッと思いつくだけでもこれだけ問題が挙げられました。購入した資産だけを追記し、廃棄情報まで管理していない「追加オンリーの台帳」の話は本当によく耳にします。台帳の情報が信用できなかったら、一体どうやって会社の資産を把握すればいいのでしょう😕

会社の資産を勝手に捨てていいの？

そもそも、会社の資産を一従業員の判断で捨ててしまっていいのでしょうか。

何年も使っていないから保管しておく意味がない、壊れてしまってもう使えない、新しいモノに買い替えたから古いモノは不要。廃棄したい理由はさまざまあると思いますが、すべての資産は会社のお金で購入したモノ。個人ではなく会社の管理下に置かれた資産です。廃棄する真っ当な理由があったとしても、個人の判断で勝手に廃棄するべきではありません。

廃棄にも稟議が必要

勝手に廃棄することを禁止するためには、稟議申請の流れがあるべきだと我々は考えます。申請者は廃棄したい対象資産と廃棄理由を明記し、上長から承認を得ます。承認された資産だけを会議室などの集約場所に持って行き、廃棄担当者経由で廃棄してもらいます。

廃棄担当者は稟議書類を必ず確認し、承認されていない資産まで一緒に処分してしまわないようにしましょう。これは引き取り業者に依頼する場合でも、産廃業者に処分してもらう場合でも同じです。

確実に廃棄したという証拠も必要

わざわざ廃棄資産を1か所にまとめず、個人あるいは部署単位で業者を呼び、廃棄してしまう会社もあるでしょう。でも社内の廃棄担当者を通さない運用は危険。表面上は「廃棄した」ということにしておいて、実は私的利用に回していた…なんてことにもなりかねません。会社の資産を私的利用することは『使用窃盗』、ひどい場合は『窃盗罪』『横領罪』になり得ます。

さらに言えば、私的利用や転売、あるいは業者を利用せず個人が雑に捨ててしまったことにより、機器の内部データが適切に消去されず、思いもよらない形で外部に機密情報が漏れてしまう可能性もあります。情報漏えいが問題視されている昨今、これは企業の死活問題💦IT機器の廃棄には特に注意を払う必要があります。

こういった事態を避けるためにも、「適切な方法で廃棄資産を業者に引き渡した」ことを第三者である廃棄担当者が見届け、廃棄した事実をしっかり押さえましょう。

廃棄管理は資産管理の重要ポイントの1つ

過去の記事で、社内資産管理における重要ポイントを4つご紹介しました。

1. 新規購入時の台帳登録
2. 組織変更時の情報更新
3. 棚卸
4. 廃棄時の登録

社内資産を正確に把握するには、この4つのイベント時に台帳を更新することが必要不可欠。購入したモノを追記するだけではダメ。年1、2回の棚卸時にだけ見直そうとするのもダメ。廃棄資産もしっかり管理することが重要なんです。

なぜ廃棄管理が必要なのか、管理をしないと何がいけないのか長々と語ってきましたが、すべては「社内資産を適切に管理するため」。「毎年棚卸をしてるのに、不明資産が全然減らないじゃん」なんてことにならないためにも、社内資産の廃棄方法が曖昧になっている方は、ぜひ一度、廃棄管理を見直してみてください。