ここだけは押さえて！資産管理の4つのポイント

社内資産の管理の基本は、モノの有り無しを押さえること。当たり前のようですが、これが意外と大変なんです。

「年に1回棚卸をしているし、それだけで十分でしょ」なんて思っていませんか？棚卸だけですべてを済まそうとすると、1回あたりの業務量が恐ろしく多くて対応しきれなくなってしまいます。見つからない資産ばかりが増えると、その資産を探す時間も多くなってしまいますし、台帳の精度も下がります。そしてそのうち棚卸自体が成立しなくなります。

ですから棚卸だけで資産管理を完了させようとせず、日頃からリアルタイムな情報管理を心がけ、資産の動きの節目には必ず台帳を最新化することが大切です。

今回は、当社がお客様に資産管理業務の改善を提案する上で、特に重視しているポイントを4つご紹介します。

ポイント①：新規購入時の台帳登録

まずはモノを新しく購入したときの台帳登録。当たり前のことですが、台帳に登録をしなければ資産管理が始まりません。「あとでやるから」「誰かが登録するから」なんて思っているとそのまま忘れ去られてしまうので、誰がどのタイミングで登録するのか役割を明確にし、運用ルールをはっきりと決めて行いましょう。

管理対象物の選定や、「どこにどんなラベルを貼るか」といったラベル貼付のルールなど、いくつか決まりごとも必要になってきますが、ガチガチに管理してしまうと返って業務の負担に。ここは現実的に、自分たちでできる範囲のルール決めをしてください。

ポイント②：廃棄時の登録

2つめのポイントは、モノを廃棄するとき。

こういうお話、ものすごくよく聞きます。追加オンリーの台帳になっていて、廃棄したときの情報が反映されていないんですよね。そんな台帳、信用できません。

資産を廃棄したら、その情報を日付とともに必ず登録する。これを徹底するだけで、台帳の情報が論理的に『正』になります。そしてこの台帳をもとに、3つめにご紹介するポイント「棚卸」を行うことで、論理的に『正』であった台帳の情報が現実のものであると定義できるのです。

当社の営業マネージャーがよく言っています、

って。

ポイント③：棚卸

3つめは棚卸。棚卸に関してはこのブログでも何回か取り上げているので、何度も同じことを繰り返すのは控えますが、簡単にまとめるとすれば、棚卸はモノの有り無しを確認する作業であり、棚卸をすることで台帳情報の『正』を裏づけることができます。

ただ、棚卸はあくまでも資産管理を正確に行うための1つの手段。「毎年棚卸をするのが決まりだから」となあなあになってしまい、棚卸行為そのものが目的化してしまわないように気をつけたいところ。こちらは過去記事も参考にしてください👇

ポイント④：組織変更時の情報更新

最後のポイントは組織変更。部門の統廃合や部署異動があったときです。

社内で大きな組織変更があった際、台帳の情報も同時に更新しておかないと、今はもう存在しない部門の配下にたくさんの資産が…なんてことになりかねません。そしてその資産が今どこにあるのか、誰がどの部門に持って行ってしまったのかを追いかけるのはかなりの労力が必要。後追いではなく、組織変更のタイミングで情報を最新化しておきましょう。

ただ、1つの部門が複数部門に分割されるような組織変更だったら、どの資産をどちらの新部門に割り当てるのかなんて現場の人しかわかりませんよね。台帳の管理者だけでどうにかなる問題ではありません。ここは現場の担当者を巻き込んで、資産の利用部門を正確に押さえましょう。「忙しいんだから」と邪魔者扱いされてもめげないで！会社として適切な資産管理をするためです😤

4つのポイントを押さえたAssetment Neo

当社製品のAssetment Neoは、上記4つのポイントを押さえた機能を設けています。台帳システムですので新規登録が簡単なのはもちろん、廃棄に関しては複数資産の一括更新やマニフェストの期限管理ができますし、組織変更時は資産を他部門へ一括移動、などの専用機能を多く搭載しています。

もちろん、Assetment Neoを導入しなくても4つのポイントを押さえた資産管理は可能です。でもシステムに頼ってもっとスムーズに運用したい！っていう方はぜひお問い合わせください📞