お問い合わせ数急増！Assetment Neoの貸出管理機能

当社の社内資産管理システム「Assetment Neo」の『貸出管理』の機能についてのお話というか宣伝。ここ数年、「Excel台帳をシステム化したい」「棚卸業務を効率化したい」といった従来のお問い合わせに迫る勢いで「貸し出しが発生する資産をしっかり管理したい」というご相談が増えてきています。

「貸出管理システム」などのキーワードで検索をするとさまざまな製品が出てきますが、Excelの拡張版のような簡易的なものだったり、あるいは倉庫管理のような本格的な基幹業務システムだったりして、社内外のちょっとした貸出管理にぴったりなシステムって案外少ないようなんです。

今回はAssetment Neoの貸出管理機能にはどんな特徴があるのか、どんな業務に最適なのかについてご紹介していきますね📝

どんな業務に最適な機能？

まずは、Assetment Neoの貸出管理機能をご利用いただいているお客様がどんな業務を行っているのか、どのように貸出管理機能を利用されているのかについて。

📢Assetment Neoの基本は個体管理
Assetment Neoでの管理の基本は『個体管理』です。一つひとつを個別に認識する必要のある資産の管理に向いています。「品番OE5001のTシャツ10枚」といった、一つひとつを個別に認識する必要のない『数量管理』には向いていません。

社内での貸出

社内で資産を貸し出すパターンで多いのは「検証用・デバッグ用端末の貸出」。動作検証用のスマホ端末を大量に保有しているゲーム会社様などで「この日から〇週間、この端末を借りてくよ」といったやりとりが多い場合、一覧画面から事前に貸出予約ができたり、システムから返却登録ができると作業がスムーズ。

映像制作会社様が撮影機材の貸出管理を行ったり、今どきの話題だとドローンの会社様が実験用ドローンの貸出管理に利用されたりも。倉庫拠点が複数あったり、資産を利用する本人とは別に入出庫担当者がいる場合には、Excelや紙の台帳よりもシステム管理が断然便利。情報共有の抜け漏れを防げます。

あとは…自動車メーカーの開発部門の方が、測定機器の社内貸出に利用されているといった事例も。貸出予約だけでなく修理や点検の履歴もあわせて残すことができるので、校正管理としても役立っているそう。

社外への貸出

社内資産を外部の取引先などに貸し出すパターンとして圧倒的に多いのは、やはり「自社製品のデモ機の貸出」。メーカーや商社の営業部門の方が、試用期間を設けてお客様に製品のデモ機を貸し出す際にご利用いただいています。

上記のような医療機器メーカー様のほかにも、手のひらサイズで数百万円するような光学機器の貸出管理として、専門商社様が利用されている例もあります。社外への貸出管理にはより多くの機能が求められ、貸出票を出力したり、貸出先の企業情報や担当者の連絡先を登録したり、返却期限が近づいた際に自動でメールが送信される機能が好評です。

修理サービスの一環として、電機メーカー様が代替機の貸出管理に利用されているという事例もありますね。お客様から修理品を預かり、代替機を出荷。Assetment Neoの保守契約機能や修理・点検機能と連携することで、代替機の貸出管理だけでなく、預かり品の保守契約管理や修理履歴の管理も行えます。

Assetment Neoのココが便利！

「こんな業務に使えそうだな…」というイメージがなんとなく湧いてきましたでしょうか。ここからは、実際にお客様にご好評いただいているAssetment Neoの貸出管理機能を具体的にご紹介します。

カレンダー表示でラクラク予約

まずは何といってもカレンダー表示。「この資産はいつからいつまで貸出予約が入っている」といった情報が一目瞭然なので、二重に予約が入ってしまう心配はありません。「この日、この資産借りられる？」と貸出担当者に確認を取ることなく自ら予約登録ができるので、借りたい人も貸出担当者も手間が省けてWin-Win。スマホアプリからの予約も可能です📱

貸出票の出力ができる

貸出票の出力は貸出担当者に嬉しい機能。社内貸出ならまだしも、取引先への貸出の場合は何かしらの書類を同梱するはず。貸し出す資産の一覧や貸出期間はもちろん、貸出元の担当者名や貸出先住所などの記載もあるでしょう。Assetment Neoではそういった書類をわざわざ一から作成する必要なく、管理画面からポチッと出力できます。貸出票にどんな情報を出力するかは、あらかじめテンプレートで設定しておけばOK。設定した内容に沿って、システムが自動で情報を書き出してくれます。

稼働率や未返却資産を把握できる

最後は管理者、管理職レベルの方に好評な機能。出荷作業は現場に任せているけれど、ちゃんと運用は回っているの？今どうなっているの？と状況を把握したいとき。管理画面から貸出資産の稼働率やまだ返却されていない資産の一覧が確認できます。稼働率が100%に近い場合は「借りたいのに在庫がなくて借りられない取引先」が出ているかもしれないですし、反対に稼働率が低い場合は資産を持て余しているということに。貸出資産の保有台数を見直す指標になります。

上記は貸出管理機能のほんの一部。もっと詳しく知りたい方はぜひお問い合わせください。

最後に…Assetment Neoのサービスサイトでは、PR用の計測器の貸出管理として、オノエンタープライズ様の導入事例をご紹介しています。親会社である小野測器の営業の方々が、計測器をお客様に貸し出す際の管理業務の事例です。こちらもご参考にどうぞ💁‍♂️