大企業なら絶対必要！社内資産管理システムに求める機能

2024年も夢や案件は大きく🚀

当社の社内資産管理システム「Assetment Neo」は、ここ数年で急激に拡大した資産管理システム界隈の中でも、特に大規模案件に強いシステムです。圧倒的な機能量を誇るので、大規模組織に対応した機能もカスタマイズ不要でデフォルト搭載、というのが主な理由ですが、ではその「大規模組織に対応した機能」って何でしょうか。大企業様が必要とする機能って何なのでしょうか。

今回はこれからシステム選定を行う大企業の担当者様に向けて、「こんな機能があるかどうかを確認するといいよ」というポイントでわかりやすいものを4つご紹介します。

企業規模に関係なく選定ポイントをご紹介している記事はこちら👇今回はこの記事のアップデート版です。

プルダウンより検索

新しく登録した資産に利用部門を設定するとしましょう。お手軽システムによくあるのが「部門の選択はプルダウンで行います」。部門の数が20、30くらいだったらプルダウンでも問題ないかもしれません。でも「〇〇事業本部 〇〇部 〇〇課 〇〇グループ」といった長い部門名だったら、行数は300を優に超えてしまうのではないでしょうか。プルダウンでは「行きすぎたー！」「戻りすぎたー！」が頻発しそう。

ここは「組織階層をツリー形式で視覚的に表示できるか」あるいは「文字列で検索できるか」を確認しましょう。もちろんAssetment Neoはどちらも対応しています。

マスタの概念

マスタデータ、いわゆる基礎データの概念。大企業の担当者様であればマスタの重要性は十分おわかりかもしれません。Assetment Neoにはマスタの概念があり、従業員マスタや部門マスタ、資産分類マスタなどさまざまなマスタを管理できるだけでなく、他システムと自動連携してデータを流用することが可能です。

資産の利用者や利用部門を管理するにあたり、人事異動や組織変更のたびに資産管理システム内の情報まで更新するのは非常に手間。でも人事システムと連携していれば、人事システム上で更新した内容がAssetment Neoにインポートされ、自動的に利用者や利用部門の情報が反映されます。情報更新の際の二重三重のメンテナンスが必要ないってとっても楽ですよ。

＋α これも便利📝
情報更新のしやすさという点では『一括変更』機能の有無も重要です。「〇〇部が廃止されたから、配下の資産をすべて△△部に移管」といったときに、ちまちまと各資産の詳細画面を開いて1つずつ利用部門を変更をするのは非常に手間。組織変更のたびに起こる面倒な作業はとにかく『一括』で変更して、無駄な手間を省いていきましょう。

任意の棚卸表を自動作成できる

棚卸のシーズンがやってきました。「あなたの部門の棚卸対象はこれですよ一覧」を各部門に渡すため、棚卸表を作成します。

棚卸表をシステムから出力する際のポイントとして、その作成機能が『手動』か『自動』かを確認しましょう。1個の表を作るのが数分で終わったとしても、総務用、経理用、営業用、情シス用…と一つひとつ手作りしていては時間がかかりすぎます。ましてや組織変更が多い大企業の場合、頻繁に部門情報が変更されるため、次の棚卸の際に前回の棚卸表を使い回すこともできません。棚卸のたびに数百個の表を作らなければならないとしたらもう気が遠くなりますね。

現実的なのは自動作成。Assetment Neoは条件を設定して『作成』ボタンをポチッとするだけで、一度にたくさんの棚卸表ができあがります。浮いた時間であなたはもっと高度な業務に専念しましょう！

ワークフローで勝手な〇〇を防ぐ

内部統制（J-SOX）に対応する企業様に重宝いただいているAssetment Neoのワークフロー機能。これもぜひとも「大企業に必要な機能リスト」に入れていただきたい。

資産を新規購入したり他部署に持ち出したり廃棄したり、何かイベントがあるたびに資産情報を更新することはもちろん重要ですが、内部統制を整備するためにはそこに至るまでの申請・承認プロセスを可視化することも必要。そして承認されるまでは情報更新ができないよう、資産管理システムで制御できることが理想です。

Assetment Neoは社内資産におけるさまざまなイベントを承認制にできるので、勝手な持ち出しや情報変更などを防ぐことができます。また特におすすめなのが「棚卸の完了」を承認制にすること。「見つからない資産がこれだけありました」という報告をし、承認されるまで棚卸が完了しないルールにすることで、棚卸の結果を上層部に提示し、不明資産を減らすために具体的に動くことができるようになります。

いろいろご紹介してきましたが、共通して言えるのは各システムの「〇〇することができる」の意味しているのが「自動でできる機能がある」のか、それとも「複雑な紐づけをするなどして頑張ればできる」のかを確認していただきたいという点。できなくはないけど相当大変だった、ということにならないよう、「大量のデータを扱う際にこの作業は現実的か」を鑑みながら検討してみてください。