社内資産管理システムの選定で重視すべきポイントとは

固定資産や什器・備品、パソコンなどのIT機器。社内にあふれるこれらの資産を台帳管理する場合、資産の総数が300とか500くらいであれば、手動のExcel管理でなんとかなると思います。でもこれが数千、数万資産だとしたら、Excelではおそらくフリーズしてしまいますね。システム導入を検討することになるでしょう。

では、世の中にある複数の社内資産管理システムを比較検討する際、どんなところにポイントを置くべきでしょうか。今回は資産管理会社の一社員として、また資産を保有する企業の一員として、自分だったらここを重視するかな、というポイントについてお話したいと思います。

価格、使いやすさ、導入実績。ホントにそう？

資産管理システムに限らず、企業に何かを導入する際は「価格」「使いやすさ」「導入実績」の3つが選定ポイントとしてよく挙げられると思います。これは決して間違いではありません。でもちょっと勘違いしやすいポイントかなとも思うのです。

価格が安ければそれは助かる。でも闇雲に安さを追求しすぎて、安物買いの銭失いになってしまっては意味がない。投資対効果が優れているかどうか、かけるコストと得られる成果が見合うかどうかで考えましょう。

使いやすさは人によって評価が分かれます。自分にとっては使い勝手が良くても、ほかの人には使いづらい可能性も。それに業務で日常的に使っていれば、どんなシステムでも意外と慣れるものです。パッと見のわかりやすさだけで判断するのは避けたいところ。

導入実績が多ければ多いほど安心。それも一理ありますが、数の多さよりも、自社と同じような規模、同じような業態、同じような課題を持つ企業に対しての実績があるかどうかのほうが重要ではないでしょうか。

自社の現状を正しく把握する

軽く難癖をつけたところで😜、自分が資産管理の担当者だったらどうやって選定するかな…と考えてみました。

まずは自社の課題を把握します。なぜシステム導入を検討するのか、現状解決できていない問題とは何なのか、それはシステム導入で解決できるものなのか。「よくわからないけど上に『やれ』と言われたから」「システムを入れれば『管理してる』感が出るから」みたいな曖昧な理由は、必ず途中で頓挫します。上からの指示なのであれば、なぜやれと言われたのか、なぜ今のままではいけないのかを改めて考えます。

必要な機能を見極める

課題を洗い出すことができたら、次はその課題を解決するためにシステムに必要な機能を考えます。価格が安くても、画面がパッと見わかりやすくても、自分たちの課題を解決できないのであれば導入する意味がありません。「こんな機能があれば課題を解決できそうだな」と思うものを書き出し、システム選定の際の比較ポイントにしましょう。ぴったりな機能がなくても、ベンダーに問い合わせれば「それはこの機能でカバーできます」と提案が返ってくるかもしれません。

各社システムの特徴を理解する

各社システムの特徴をしっかり理解することも重要です。どこのベンダーも自社の特徴が有利になるような紹介のしかたをしているので、正確に比較することは難しいかもしれません。しかし、その売り文句が課題解決につながるのかどうかを判断することは可能です。

Assetment Neoはどんな企業におすすめ？

ここからは資産管理会社の社員の立場で語ります。当社の社内資産管理システム「Assetment Neo」はズバリどんな企業におすすめなのか。一部では「高い」「難しそう」とも言われる当製品、それなりの理由がございます。

クラウド型社内資産管理システム Assetment Neo

中規模以上の企業、拠点が複数ある企業

Assetment Neoの良さが発揮できるのは、従業員数も資産数も多く、さらに拠点が複数あるような企業で利用するとき。その主な理由を2つご紹介します。

部門の階層をマスタで持てる

企業規模が大きくなれば資産管理に携わる登場人物も増えますし、担当業務や役職もさまざま。一人ひとりの閲覧権限や更新権限を設定するだけでは、権限の制御にも限界がありますね。

Assetment Neoには「組織」という概念が備わっていて、ツリー構造のイメージで複数階層の部門が管理できます。組織変更があったら専用機能を使ってデータを更新すればOK。部門配下の資産への情報反映はもちろん、閲覧・更新権限も引き継がれます。資産管理に携わる担当者が多く、かつ組織変更も頻繁に行われるような企業は、この「組織」の概念が非常に大切になります。

データの保全性が高い

資産管理をしなかったからといって、会社が潰れるわけではありません。ですので一度管理を始めても、途中で放棄されてしまいがち。データのメンテナンス作業が大変だったらなおさら。

だからこそ、当社は維持管理のしやすさを重視しています。メインの管理担当者が1人で頑張ればいいや、ではダメ。棚卸担当者、入出庫業務の担当者、廃棄担当者、それぞれの業務を行う担当者がスムーズに更新できなくては資産管理は浸透しません。Assetment Neoはそこまで考えた上で、お客様が一から運用設計を行わなくていいように機能を充実させています。

iOSとAndroid端末の両方を活用したい企業

スマホアプリから棚卸や資産情報の閲覧・更新が可能なシステムは複数ありますが、そのほとんどはiOS版のみ。Androidも対応しているところって意外とないんです。Assetment NeoはiOSとAndoridのどちらも対応していますので、社用スマホがAndroidの企業様、iOSとAndoridが混在している企業様に好評です。

当社のおすすめポイントを挙げだしたらキリがありませんが、今回のテーマは「システム選定のポイント」なのでこれくらいにしておきましょう。当社のこだわり機能はまた別の機会にご紹介します。