棚卸にバーコードを使うメリットを改めて考える

固定資産やIT機器などの社内資産の棚卸は、一昔前までは目視で確認する方法が主流でした。紙の台帳を見ながら一つひとつチェックして…地味にしんどいんですよね。

いま最もメジャーなのは、バーコードを使った棚卸方法。最近ではICタグを使った棚卸方法も出てきていますが、それはまた別の機会にお話しするとして、今回は安価で導入しやすいバーコードやQRコードなどの一次元・二次元コードに絞って、棚卸に活用するメリットをまとめたいと思います。

以前「棚卸は手段であって目的ではない」「資産を紛失しない管理体制が大事」といった内容の記事も書いているので、こちらもあわせて読んでいただければ🙏

1番のメリットは「正確性が上がる」

バーコードを使う最大のメリットは「正確性」。

管理番号を目で確認しながら紙の台帳にチェックを入れていく従来のやり方では、番号を読み間違えたりチェックする行を間違えたり、ヒューマンエラーが起こりがち。棚卸する資産の数が増えれば増えるほど、ミスの頻度も上がります。「ミスするな」なんて無理な話…人間は疲れる生き物ですもの。

バーコードを活用すればそんなミスを防ぐことができます。各資産にバーコードラベルを貼って、それをバーコードリーダーで読み取る。存在しないラベルはスキャンしようがないので、間違いが発生することもないですね。

「本当にあった」という裏付けにもなる

正確性が上がるということは、嘘もつけなくなるということ。

思い出してみてください。各部署にExcelの台帳が送信され、資産の有無欄にとりあえずバーッとマルをつけて返送する。本当にその資産があるかどうかの確認なんてしない。「たぶんあるでしょ、捨てた記憶ないし」くらいの感覚で、自分の業務に関係のない棚卸なんかに時間をかけてる暇はない…。そんな経験ありませんか？私はあります、過去に働いていた会社がそれでした。

バーコードラベルをスキャンする運用なら、手抜き報告は通用しません。ないものを「ある」と報告することはできませんし、スキャン自体を怠ると「まだ棚卸をしていない」ということも筒抜けに。

ハードの力で「効率性が上がる」

これも重要なポイント、「効率性」。

紙の台帳を持って目視確認を行う棚卸方法で想像してみましょう。台帳に書かれた資産の並び順は、実際に資産がある場所と結びついていますか？台帳が五十音順にソートされていたとして、部屋の入口にある資産は「あ」から順に…なんてありえません。ということは、台帳の順番に沿って棚卸をしようとすると部屋の中を何度もウロウロすることになり、効率の悪い作業になってしまいます。

「台帳の順番なんか気にせずに、見つけた資産からどんどん消しこんでいけばいいんじゃない？」たしかにそのほうが効率が良いですね。でも紙の台帳が10枚あったとしたら…？見つけた資産を消し込むために、1枚目から順に台帳に目を通さなくてはいけません。なんて大変！

バーコード棚卸なら、台帳を見る必要はありません。棚卸対象のエリアをくまなく回り、バーコードラベルが貼ってある資産を見つけたら片っ端からスキャンすればいいんです。読み取る順番は関係ありませんし、「この資産はもうスキャンしたっけ？」ってわからなくなったらもう1回読み取ってしまえばいいんです。重複していたらバーコードリーダーが教えてくれますから。これなら量が多くても一気に棚卸することができますね。

もちろんスキャン漏れがある可能性はありますし、これで100%棚卸が完了するわけではないですが、一気に量をこなせることはとても大きなメリットです。

台帳の「抜け」を見つけることもできる

紙の台帳を使った棚卸だと、台帳に載っていない資産は気づかずスルーされてしまいがち。他部門から移動してきた資産が部屋にあったとしても、台帳の情報が古くてリストに載っていなかったら、そのまま棚卸せずに終わってしまいますね。わざわざ「台帳に載ってないけどこれがあったよ」ってメモ書きできる人がいたら、それはとてもとても優秀ですけれども。

資産のラベルをひたすらスキャンする運用なら、台帳に載っていない資産をスキャンしたこともしっかり記録されるので、台帳との差異を見つけやすくなります。

これらのメリットを駆使すれば、棚卸作業はもはや「面倒で大変なもの」ではなくなるかもしれません。ミスなくサクサク作業が進めば、逆に楽しくなってきたりして…😆

ちなみに、効率化を追求するならICタグを使った棚卸のほうがさらに上です。効率だけ？正確性は？バーコードとICタグならどっちがおすすめ？といった内容はまた別の記事でご紹介しますね。