これ何？資産管理台帳に書かれたモノを識別しやすくするには

資産管理台帳の「資産名」、みなさまどのように登録しているでしょうか。とりあえず「ノートパソコン」とだけ書きますか？それとも正確なモデル名で書いていますか？

台帳管理のハウツー記事では、当たり前のようにこう言われています。でも、詳しく書かれているが故にわからない、っていうこともありますよね。私はありました。

以前、とある工場の棚卸作業を当社が代行したとき、資産名が専門機器の名称だったため理解できず、お客様にお聞きしたことがありました。たまたま声をおかけした若い方には「わからない」と言われてしまい、ベテランそうな別の方に尋ねると「あぁ、それは△△△の正式名称だね。あれだよ」と教えてくださいました。

そのとき深く考えたんです。現場で働いている人にさえわからない「資産名」は適正と言えるのか？ベテランしか棚卸ができない状態のままで良いのか？って。資産名がどれを指しているのかわからなかったら、そもそも資産管理なんてできません。業務に携わる全員が理解できる名称に言い換える必要がありますが、それって一体どんな名称なんでしょう？

正式名称なら伝わる、とは限らない

当社の資産を例に挙げて、いくつかパターンを見てみます。以下のような資産を台帳に登録する場合、資産名は何が最適でしょうか。

FlexScanって何？

EIZOのFlexScanは、当社が業務で使っているディスプレイの1つ。ディスプレイを選定した担当者の中では常識ワードであっても、多くの社員はFlexScanと聞いても「え？」となります。モデル名で言われるよりも「山田さんが使っているディスプレイ」のほうがまだ通じるかもしれません。

テレビなんてあったっけ？

こちらは会議室に設置してある60インチのモニター。AQUOSブランドの認知度は高いですが、「AQUOS＝テレビ」と連想してしまいがちなので、資産名としては「会議室の大きなモニター」のほうが伝わりそう。

内訳は把握してないし…

固定資産によくある「一式」の例。当社がオフィスを移転した際の「内装工事一式」の場合で見てみます。

このときの内装工事は一式で発注していて、受付スペースでいくら、会議室でいくらと小分けになっていないため、資産名は「内装工事一式（54F全体）」以外に書きようがありません。

資産名より分類のほうが大事？

資産を識別する上で大事なのは、資産名よりも分類なのかもしれません。前述のFlexScanやAQUOSの例で見ると、メーカーやモデル名、型番が理解できなくても、分類を見れば何を指しているのかある程度把握できます。「ディスプレイ」という分類がなかったら、もしかしたら全然違う資産を探し始めていたかもしれません。

ただし、分類の書き方が人によってバラバラだとややこしくなってしまいます。ディスプレイなのかモニターなのか、言い回しは統一したほうが良いですね。

※現在はほぼ同じ意味で使われていますが、本来ディスプレイ（display）には「表示」、モニター（monitor）には「監視」という意味があります✏

いろんな情報を複合的に見る

これまでの流れで「1番大事な項目は分類」という結論に落ち着くかと思いきや、いえいえそんなことはありません。内装工事の例では「内装工事一式（54F全体）」という資産名が1番わかりやすいですし、どの項目を重要視するかは対象物によって異なります。

この記事のタイトルに対する解決策をズバッと答えられず申し訳ないですが、資産名称1つだけでコレと識別できる、誰でもわかる名称をつけることは難しい、というのが回答。1つの項目にこだわるよりも、そのほかの情報も複合的に見て判断するほうがわかりやすいと思います。

このような考えから、当社のクラウド型社内資産管理システム「Assetment Neo」では資産名の登録を必須とせず、代わりに分類やメーカー、利用者など、さまざまな付加情報を盛り込めるようになっています。

色も大事な識別要素になるので、できれば登録しておきましょう。青みがかった緑、赤と茶の中間色、といった微妙な色合いは人によって受け取り方が異なるので、複雑に考えず目安程度に捉えてください。少なくとも、黒い資産なのに黄色い資産を探してしまう、といった事態は避けられるはず。

長々と語ってみましたが、参考になりましたでしょうか。もはや資産名だけにこだわる必要はないと思うので、識別の手助けとなる情報を複数登録することも検討してみてください。