棚卸は効率化と不正防止のどちらを優先する？内部牽制の考え方

とあるお客様からこんなご質問をいただきました。

「システムを入れれば棚卸が効率化できるから1人で十分！」で終わらず「1人だと不正できちゃうんじゃない？」という疑問を持たれるとは、とても管理意識が高い方ですね。そしてこの問題、正解は1つじゃないと思うんです。「たとえばこういう見方もあるよね」という例とともに、当社の内部牽制についての考え方、そしてAssetment Neoの活用方法をご紹介したいと思います。

2人体制のままでもいい

システムを導入したからといって、必ずしも人数を減らさなければいけないわけではありません。人数は同じ2人のままだとしても、目視確認よりもラベルスキャンのほうがはるかに時短になるわけですから、システム導入の効果はしっかり出ています。

1人がラベルスキャンを行い、もう1人は後ろでそれをしっかりチェックし、確実にスキャンしていることを確認します。これならミスや不正行為を防止できますね。決して後ろで暇をしているわけではありません👍

システム導入で不正行為は発生しにくくなる

「人件費削減が最優先！」であれば、1人体制で作業を行っても構いません。目視確認の場合は見つからなかったモノでも「あった」と答えることができてしまいますが、ラベルスキャンであれば見つからなかったモノのスキャンはできません。システムを導入すること自体が不正防止につながっているのです。

1人体制を基本として、作業員2人が別々にスキャンを行えば、単純計算で作業時間を3日から1.5日にさらに短縮できます。これも1つの回答であり、間違いではありません。効率化を重視するのか、内部牽制に重きを置くのか、これは企業の考え方次第です。

Assetment Neoのお客様はどうしてる？

さて、質問をいただいたお客様は人件費削減のため「1人体制で行う」前提で、当社の社内資産管理システム「Assetment Neo」を活用した場合の対応策をご希望。Assetment Neoはスマホアプリを使ってラベルスキャンができるので、今回はアプリを使った方法を一例としてご紹介しました。

棚卸方法をラベルスキャンに統一する

Assetment Neoには複数の棚卸方法がありますが、今回はスマホアプリを使ったラベルスキャンに統一し、その他の方法で棚卸を行わないように徹底します。「資産がホントにあった」証拠をより増やしたいのであれば、モノの写真を一緒に登録することも可能。でも撮影＆アップロードの手間がかかるので、効率重視で1人体制にしているのならこの方法はあまりおすすめしません。

「手動で登録された資産」を見分ける

実はAssetment Neoのアプリでは、ラベルスキャンを行わなくても手動で棚卸することが可能なんです。ラベルが摩耗していてうまくスキャンできなかったり、棚卸対象でない資産を誤って読み込んでしまった際などに編集ができるようにと設けた機能なのですが、この機能を悪用（言い方…）すれば、見つからなかった資産も「資産あり」にしてしまうことは可能。

でも！手動で登録されたデータは管理画面から見分けることができます。管理画面で見る一覧に「報告方法」という項目があり、ラベルをスキャンした資産は「取込」、手動登録した資産は「リスト」（リストから「資産あり」を選択した）と表示されます。

一覧で「リスト」と表示されている資産を見つけたら、棚卸担当者に「ラベルスキャンしなかったのは何で？」と問い詰めてみましょう。

棚卸完了を申請方式にする

Assetment Neoの棚卸機能とワークフロー機能を連動させて、「承認をもらわないと棚卸が完了しない」方式にすることもできます。棚卸結果を上長に確認される…と思えば、不正を働こうなんていう気も起きなくなるかも。

抜き打ちチェックをする

これはAssetment Neoに関係ないですが、棚卸前に「あとで抜き打ちチェックするからね」と担当者に伝えてみてはどうでしょう。見つからなかった資産を「あった」と報告して、それがもし事後のチェックで当てられてしまったら言い訳ができないので、事前に伝えることで不正行為を防止できます。

いろいろな案を書き出してみましたが、いかがでしたでしょうか。最初にもお話した通り、正解は1つではありません。企業によって割ける人的リソースも重視したいポイントも異なります。自社の状況も考慮した上でベストな選択ができるよう、この記事が参考になれば幸いです😊