社内資産にラベルが貼れない。こんなときどうする？Q&A

社内資産にラベルを貼るときに注意すべきポイント続編。今回は、貼付作業時にこんな問題が起こったらどうする？といった質問に答えていきたいと思います。前回の記事とあわせてどうぞ。

ラベル貼付対象の資産が見つからない

見つからなかった資産は、見つからない理由をできる限り明確にし、台帳やシステムに理由を記録しておきましょう。理由として考えられる例は…

1. 他の部門に移動したのでここにはない
2. 社外に貸し出し中なのでない
3. 修理中、点検中なのでない
4. すでに廃棄済み
5. ない理由がわからない

「1. 他部門に移動した」ことが明確であるなら、その旨を必ず台帳に記録し、後日移動先の部門にラベルを渡し、貼付してもらいましょう。おそらく移動先の部門のリストにはこの資産の情報が載っていないので、こちら側から台帳の情報が古いことを伝えない限り、相手は台帳の不備に気づきません。

「2. 貸し出し中」や「3. 修理中、点検中」であれば、資産が戻ってきたときにラベルを貼付しましょう。うっかり忘れがちだから気をつけて！

「4. 廃棄した」のであれば、台帳に「廃棄済み」と記録しておきましょう。

そして「5. わからない」はもう仕方ありません。諦めましょう！もともと現状の資産管理に問題があるから、その改善策としてラベル貼付を行おうとしているはず。であれば、台帳そのものの信憑性が低いことだってあり得ます。今回は割り切り、今後このようなことが起こらないルール作りを考えましょう。

資産はある。でも物理的にラベルが貼れない

天井に設置するタイプのプロジェクターや、壁の高いところに設置したネットワーク機器。大きめの脚立がないとどうしたって手が届かないですね。ラベルを貼ろうと無理な姿勢をとり、ケガをしてしまっては大変。

大きすぎる工場設備や、「△△増設工事一式」なんていう固定資産もラベル貼付に困ります。大きすぎるものに下手にラベルを貼ってしまうと、次に棚卸をするときにラベル探しに苦労する恐れが。そして「工事」にラベルなんて貼れません。

こういった資産へのラベル貼付はやめましょう。台帳には「貼付不能」と記録して、棚卸時は目視確認でいいんじゃないでしょうか。工場設備がある日突然行方不明になることなんてありません😂

そもそもちゃんとラベルを貼ってくれてる？

各部門に作業を依頼する管理者あるあるのお悩み。この問題は、作業完了後に台帳や余ったラベルを回収することで解決しましょう。

見つからない資産があったときは台帳に何かしらメモが書かれていたり、貼付できなかったラベルが残っているはず。台帳に何も記載がなかった、ラベルが1枚も残っていなかった、という場合は本当に作業をしたのかちょっと怪しい。台帳に何も誤りがなく全資産が見つかった、ということであれば何も問題はないのですが、念のため個別に確認をしたほうが良いかもしれませんね。

そして各部門にはあらかじめ「台帳や余ったラベルは後日回収します」と伝えておきましょう。

台帳の枚数がエグい

A4の紙に10件の資産が記載されたリストがあるとします。リストには資産番号や資産名、利用部門名などの基本情報が記載されているほか、ラベル貼付の確認欄や見つからなかった理由を書く欄、備考欄もあります。部門資産が300件だとしたら、このA4の紙が30枚。結構な量。

この問題の1番の解決策は、スマホアプリを利用すること。台帳のデータをアプリから参照できれば、紙のリストを何枚も持ち歩く必要はありませんし、筆記用具も不要。Assetment Neoのスマホアプリなら、資産の有無やラベル貼付状態の登録、メモ書きはもちろん、資産の写真を撮って登録することもできてとても便利です👍

ラベル貼付時の注意点についていろいろ語ってきました。今までの話はすべて「台帳ありき」で進んでいたので、次回は「ラベルを貼りたいけどそもそも台帳がない」場合についてお話したいと思います。乞うご期待。